Десять лет назад для обмена документами мы использовали факс. Еще раньше документы доставляли только с помощью курьеров или почтой. Сегодня имеется возможность избавиться от бумажных документов и организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.
Что есть электронный документооборот? Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.
При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.
Основные принципы электронного документооборота:
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Соответствие законодательству
Правовые основы деятельности Оператора:
- Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ;
- Федеральные законы № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Нормативно-правовые акты ФСБ России, ФНС России и Минфина России.
23 мая 2012 года вступил в силу Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года № ММВ-7-6/138, утвердивший форматы электронных счетов-фактур. Это позволит передавать по электронным магистралям договоры, первичные документы, счета-фактуры.
Универсальное решение
Для организации электронного документооборота достаточно иметь электронную подпись, выданную доверенным Удостоверяющим центром и пройти регистрацию в системе. Пригласите своего контрагента или выберите из числа уже зарегистрированных в системе: легко и удобно.
Для крупных предприятий
При больших объемах документооборота возможна индивидуальная разработка в соответствии с пожеланиями заказчика, интеграция с существующими информационными системами. Квалифицированная сервисная поддержка в ходе эксплуатации системы.
Сегодня Удостоверяющий центр «Электронный экспресс» (УЦ ГАРАНТ) имеет лицензии ФСБ России, входит в сети доверия ФНС России, ПФР, ФСС, Росстата, ФСФР, Росреестра, Росимущества и объединяет более 80 лицензированных центров регистрации в регионах России. Сертификаты ЭЦП от УЦ ГАРАНТ, принимают все крупнейшие электронные торговые площадки, удостоверяющий центр входит в число лидеров на рынке электронной подписи для участия в размещении государственного заказа. Владельцами сертификатов ЭЦП являются десятки тысяч руководителей, юристов и бухгалтеров страны.
Все подробности о сервисе вы можете узнать, обратившись в Информационный центр «Гарант» по телефону (3852) 229-530.
